Sådan forbereder I jer til afdelingsmødet
Der skal afholdes afdelingsmøde i jeres afdeling mindst en gang om året, hvor driftsbudgettet skal godkendes af beboerne. Derudover kan I afholde ekstraordinære afdelingsmøder, hvis der opstår andre ting i løbet af året, som kræver hele afdelingens opmærksomhed.
Det er afdelingsbestyrelsens ansvar at afholde afdelingsmødet. Dog kan medarbejdere være jer behjælpelige med indkaldelse til mødet og deltagelse under møderne, referatskrivning mm. Det aftaler I indbyrdes med jeres driftschef/serviceleder.
Cirka 2 måneder inden afdelingsmødet
Afhold et afdelingsbestyrelsesmøde, hvor I:
- Fastsætter mødedato
- Bestiller mødelokale. Find et egnet lokale, der kan vise PowerPoint, og hvad I ellers har brug for
- Fordeler opgaver:
- Hvem udformer dagsordenen?
- Hvem forbereder bestyrelsens beretning?
- Hvem kontakter KAB?
- Hvad vil I selv fremlægge? Og hvad vil I gerne have en medarbejder til at fremlægge?
Mindst 4 uger inden mødet
Udsend indkaldelse til afdelingsmødet - med hjælp fra ejendomskontoret, der også ved, hvad indkaldelsen som minimum skal indeholde. Det er en god idé at nævne praktiske forhold, som f.eks. hvad der serveres under mødet. Budgetforslaget skal vedlægges. Overvej også, om I som afdelingsbestyrelse ønsker at stille forslag. Disse skal ud med det endelige materiale til afdelingsmødet - inklusive eventuelle forslag fra beboerne. Tænk også over at lave bestyrelsens beretning for året, der er gået. Enten skriftlig til udsendelse med det endelige materiale til beboerne - eller mundtlig på selve afdelingsmødet.
2 uger inden mødet
Afhold et afdelingsbestyrelsesmøde, hvor I:
- Aftaler hvem der er dirigent, og hvem der skriver referat til afdelingsmødet
- Overvejer om der er nogen, I ønsker stiller op til valg - og tag i så fald gerne en snak med dem
- Gennemgår indkomne forslag fra beboerne
På selve afdelingsmødet
Husk at medbringe:
- Vedtægterne for AKB, København
- Husorden og vedligeholdelsesreglement (findes under Mit KAB)
- Budget og regnskab (findes under Mit KAB)
- Stemmesedler (det sørger KAB typisk for)
Vi anbefaler, at I køber Håndbog om Almene Boliger til jer i afdelingsbestyrelsen. Den er et godt opslagsværk, så så I har styr på reglerne for afholdelse af afdelingsmøder, valg, afstemningerne og meget mere.