Skriftlig kommunikation

Som medlem af afdelingsbestyrelsen er det vigtigt at kunne formulere sig tydeligt, så både beboere og de andre i bestyrelsen forstår præcis, hvad du mener.

Her finder du nogle gode råd, der kan løsne op for sproglige knuder og føre dig sikkert uden om grammatiske faldgruber.

Gode råd om skriftlig kommunikation

1. Det vigtigste først. Skriv det vigtigste først.

2. Aktivt sprog. Brug aktive verber fremfor passive. Med aktive verber sætter du modtageren i centrum, og der kommer et menneske bag handlingen, så det bliver mere personligt.

Eksempler:

Skriv ikke: ”Der foretages en undersøgelse af sagen.” Skriv i stedet: ”Bestyrelsen undersøger sagen.”

Skriv ikke: ”Bestyrelsen vil foretage en gennemgang af dokumenterne.” Skriv i stedet: ”Bestyrelsen gennemgår dokumenterne.”

Skriv ikke: ”Huslejeforhøjelserne gennemføres i løbet af indeværende år.” Skriv i stedet: ”I år bliver huslejen forhøjet.”

3. Gode overskrifter. Sørg for at skrive overskrifter, der fortæller, hvad afsnittet handler om. I stedet for at skrive ”Rotter” kan du skrive ”Sådan undgår vi rotter.”

4. Undgå meget lange sætninger. Sæt hellere et ekstra punktum end at skrive en meget lang sætning.

Eksempel: ”På mødet, hvor vi også traf beslutning om sommerfesten, talte vi om skadedyr, som har vist sig at være et problem især i kælderlejligheder.”

Skriv i stedet: ”På mødet talte vi om skadedyr, der især er et problem i kælderlejligheder. Vi traf desuden beslutning om sommerfesten.”

5. Undgå det, man kalder verbalsubstantiver. Brug så vidt muligt udsagnsord i stedet for verbalsubstantiver (ord der typisk ender på -ing og –else). Verbalsubstantiver er navneord, der er lavet af udsagnsord fx ”aflevering”, ”indkaldelse”, ”irettesættelse”. De gør teksten mere abstrakt og sværere at forstå.

Eksempel: ”Aflevering af blanketter sker ved henvendelse til ejendomskontoret.”

Skriv i stedet: ”Du skal aflevere blanketten på ejendomskontoret.”

6. Undgå for mange forkortelser. Det er kun de allermest almindelige forkortelser, som du kan gå ud fra, at alle forstår. Undgå f.eks.: d.d., dvs., pt., mhp., vha., dgl. Og husk: Det er aldrig forkert at skrive hele ordet.

7. Undgå meget lange ord. Undgå unødige sammensatte ord og sæt eventuelt bindestreg i lange ord, som ellers kan være svære at læse, hvis man ikke er så læsestærk. Vælg altid et kort ord frem for et langt, hvis betydningen er den samme.

8. Undgå ”papirord”. Undgå ord, som de færreste ville bruge i daglig tale.

Eksempler:

Hvorledes (hvordan), Indeværende år (i år), Påbegynde (begynde), Samtlige (alle), Angående (om), Skrivelse (brev/dokument)

9. Undgå unødig brug af formatering. Brug ikke STORE BOGSTAVER, kursiv, fed eller andre typer formatering – med mindre det er strengt nødvendigt. Det gør ofte bare teksten sværere at læse.

Husk, at det ikke er alle modtagere af din tekst, som er lige læsestærke. Og hvorfor gøre den unødigt kompliceret i det hele taget?