Tips til at holde mødet på sporet

Fokus på opgaven

Hvis I som mange andre bestyrelser har en tendens til at ”køre af sporet” på jeres møder, skal I sørge for at holde fokus på opgaven. Det handler eksempelvis om, at det er ok at stille spørgsmål. Det skal ikke opfattes som en provokation, men som en reel nysgerrighed. Det gør I ved fx at spørge:

”Hvordan har det, du siger nu, relevans for vores opgave?”

Nogle gange viser det sig, at noget, der kan virke helt ved siden af emnet og irrelevant for det, I taler om, faktisk er relevant og væsentligt for diskussionen. Men det blev måske ikke formuleret tydeligt nok den første gang.

Parker et emne for en stund

En anden måde at holde fokus på opgaven er ved, at mødelederen foreslår at ”parkere” emner, der handler om noget andet til senere. Emnet er formentlig væsentligt og bør have opmærksomhed - men på et andet tidspunkt. Mødelederen kan eksempelvis spørge:

”Er det i orden, at vi venter med dette emne, da det ligger uden for det, vi taler om nu?”

Når I laver denne øvelse, kan I aftale, at det er mødelederen, der noterer emnet og sørger for, at det kommer på dagsordenen fx på næste møde.

Kan jeg leve med det?

En god måde at bevare energien i en diskussion er, at man i første omgang lader være med at skyde de andres ideer ned. Der er nemlig forskel på, hvad man er uenig i, og på hvad man ikke kan leve med.

Lav en aftale om, at I kun ytrer jer, hvis I ikke kan leve med det forslag, der ligger på bordet. På den måde kan I forhindre, at forslag og initiativer drukner i holdninger og løs snak. Den, der stiller forslaget/har ideen, får derved lov til at arbejde videre med sin ide. Også selvom der er nogen i bestyrelsen, der er lidt uenige. I forbindelse med talerunder kan I benytte denne tilgang, når der stilles forslag. Det er mødelederens opgave at spørge, om de øvrige medlemmer kan leve med forslaget.

Hvis alle kan leve med det, behøver I ikke at tale videre om det punkt. Hvis der er nogen, der ikke kan leve med forslaget, skal I tale videre. Vær opmærksom på, at der er forskel på at have en mening og ikke kunne leve med et forslag.

Sig 'jeg' frem for 'man'

Når vi taler sammen, kommer vi ofte til at sige ”man” i stedet for ”jeg”. Et eksempel: ”Man gider jo ikke se på rod, vasketøj og ølkasser på altanerne”. (Fremfor at sige: ”Jeg gider ikke se på rod, vasketøj og ølkasser på altanerne”.) Når vi siger ”man”, kan det være en ubevidst måde at fralægge sig ansvaret for det, der bliver sagt. Resultatet er, at kommunikationen bliver mere uklar - for hvem mener egentlig hvad?

Øv jer derfor I at sige ”jeg” i stedet for ”man” – og undgå andre generelle vendinger som ”alle synes”, ”mange siger” og ”det er givet at”. Fordelen er, at I fremstår tydelige. I bliver på jeres egen banehalvdel og tager ansvar for det, I siger. Det er nemmere at diskutere, når I ved, hvor I har hinanden og ikke dækker jer ind under andres mening. I begyndelsen kan det være nødvendigt, at I hjælper hinanden med at huske det.

Sæt et stopur

Hvis jeres møder tit løber lidt af sporet, fordi folk taler meget, kan det være en god ide at afsætte tid til hvert enkelt punkt på dagsordenen og så sætte et stopur.

På den måde holder I tiden, og mødelederen kan altid henvise til stopuret, hvis der er nogle, der taler lige lovlig længe.

Hvem gør hvad?

Hver gang I har vedtaget et forslag, er det vigtigt, at I med det samme fordeler opgaverne, så det er tydeligt, hvem der gør hvad. Sæt også deadlines på hver enkelt opgave, så alle ved, hvornår de skal være færdige med deres opgave.

Opsummering

For at gøre det klart, hvorfor I vedtager eller afviser et forslag, kan I gøre det til en vane at lave en opsummering efter hver diskussion. Mødelederen (eller en anden fx referenten) kan helt kort ridse op, hvad der er godt og skidt ved et forslag. Eksempel: ”Det gode er A, B og C, og det dårlige er D, E og F – derfor har vi besluttet G.”

Kilde: Håndbog i bestyrelsesarbejde, Domea.

Vi får bedre møder, hvis vi er opmærksomme på den måde, vi kommunikerer på. Møderne bliver mere fokuserede, sjovere og mere effektive.